Imaginem que a vossa turma decide organizar o maior baile de finalistas de sempre. Isso é um projeto, é um esforço temporário, que tem um princípio, um fim, um objetivo claro e um orçamento limitado. No mundo real, a construção de um grande centro comercial funciona exatamente com a mesma lógica, mas numa escala de milhões.
Para explicar como a Gestão de Projetos funciona e como avaliamos se as coisas correram bem ou mal, vamos usar a história real da construção de um shopping na cidade de Petaling Jaya, na Malásia.
Ora bem, para que o shopping ganhasse vida, uma equipa teve de passar por 5 etapas fundamentais, que compõem o ciclo de vida de qualquer projeto. Em baixo estão elas identificadas:
1.Iniciação - a fase de ter a ideia, definir as metas e dar a autorização para começar;2. Planeamento - fazer as contas ao dinheiro e aos dias. Neste caso, definiram que a obra ia custar 100 milhões de Ringgit Malaio, a moeda da Malásia e demoraria 12 meses;3.Execução- pôr literalmente as mãos na massa e construir o edifício.4.Monitorização e controlo- vigiar constantemente se a obra não se estava a atrasar ou a ficar mais cara do que o previsto.5.Encerramento- finalizar as obras, entregar as chaves e abrir as portas ao público.
No mundo da gestão, existe um conceito chamado Triângulo de Ferro, que avalia três coisas: custo, tempo e a qualidade. A teoria antiga diz que, se, se cumprisse o orçamento, o prazo e entrega da obra com a qualidade devida, a GP é considerada que obteve sucesso.
Mas lembrando o plano do shopping de Petaling Jaya, em que as coisas correram muito mal, por que faltou controlo e a obra acabou por demorar 15 meses e custou 146 milhões de RM, quase 50% mais caro do que o previsto. Ou seja, se olharmos apenas para oTriângulo de ferro,os construtores falharam, porém, aconteceu um paradoxo. O projeto foi considerado um fracasso terrível e que deu prejuízo (...) mas, ao mesmo tempo, foi considerado um sucesso. Como é possível? - A resposta está na palavra Stakeholders ( são todas as pessoas ou grupos de pessoas que têm interesse ou são afetados pelo projeto). Estes foram as partes interessadas no projeto).
Voltando ao exemplo do baile de finalistas, os stakeholders são os alunos, a direção da escola, os pais que pagam o bilhete e o DJ. No caso do shopping, os stakeholders eram o dono da obra, a equipa de arquitetos, os construtores e o público - os futuros clientes.
No entanto, a grande lição que se retira daqui é que cada stakeholder tem a sua própria visão sobre o que é o sucesso. Para os stakeholders que puseram o dinheiro e geriram a obra, o shopping foi um pesadelo e um falhanço, porque gastaram o orçamento e o prazo. Mas, para os stakeholders finais, os utilizadores e a população local, a história foi diferente. Quando o shopping abriu, eles adoraram o espaço, as lojas e a utilidade que ele trouxe à cidade, considerando-o um caso de sucesso absoluto.
Em suma, hoje em dia, a gestão de projetos ensina-nos que não basta avaliar as coisas apenas com base no dinheiro e no tempo que se gastou até ao dia em que o projeto acaba. É fundamental ter uma visão a longo prazo. Um projeto só é verdadeiramente bem-sucedido se, no final do dia, trouxer valor real e satisfação às pessoas que o vão utilizar. É aqui que entendemos a importância de trabalhar os objetivos com clareza, fomentar o propósito, criar senso de adaptabilidade face aos imprevistos e explorar o valor humano, que estes sim, são os elementos que dão longevidade e significância a qualquer projeto, seja ele económico ou social. Nenhum projeto é estático, ele vai precisar quase sempre ser adaptado, alterado e refeito até ao resultado final (conclusão).
Gestão de projetos
É a aplicação de conhecimentos, competências, ferramentas e técnicas nas atividades de um projeto com o objetivo de cumprir os seus requisitos e garantir o alinhamento com os objetivos estratégicos da organização.
Projeto
Um esforço temporário, com uma data de início e de fim bem definidas, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único, utilizando recursos limitados.
Ciclo de vida do projeto
O conjunto de fases que organizam e estruturam a evolução do projeto desde o seu arranque até à sua finalização. É tipicamente agrupado em cinco fases ou processos essenciais: Iniciação, Planeamento, Execução, Monitorização e Controlo, e Encerramento (ou Conclusão).
Stakeholders_Partes interessadas
Indivíduos, grupos ou organizações que podem afetar, ou ser afetados, pelas decisões, atividades ou pelos resultados finais de um projeto. Incluem figuras como o gestor de projeto, a equipa, os clientes, os utilizadores finais, o sponsor/patrocinador e os fornecedores. O alinhamento das expectativas dos stakeholders é vital, pois a perceção de sucesso varia para cada um deles.
Triângulo de Ferro
O conjunto tradicional de restrições pelo qual a gestão de um projeto é avaliada no seu término, composto fundamentalmente por tempo, custo e qualidade ou âmbito. A literatura moderna considera que avaliar o sucesso exclusivamente por estas três métricas é insuficiente e pode originar uma perspetiva irrealista.
Gestão de Riscos
Um processo analítico e contínuo que envolve a identificação, priorização e definição de respostas a incertezas ao longo do projeto. O objetivo é atuar de forma proativa para mitigar e reduzir o impacto de ameaças, ou para potencializar oportunidades que possam beneficiar o projeto. O gestor pode optar por evitar, mitigar, transferir ou aceitar o risco.
Metodologias tradicionais
Abordagens de gestão de natureza linear e sequencial. Caracterizam-se por um planeamento rígido e detalhado no início do projeto e por uma documentação extensa. Exigem que cada fase seja concluída antes do início da seguinte, o que resulta numa baixa flexibilidade para acomodar mudanças durante a execução.
Metodologias Ágeis - ex: Scrum e Kanban
Modelos de gestão desenvolvidos para lidar com a incerteza e a complexidade, priorizando a flexibilidade, a resposta rápida a mudanças e a colaboração com o cliente. Baseiam-se em ciclos curtos e iterativos de desenvolvimento como os sprints, permitindo entregas incrementais e validação constante ao longo do projeto.
Sucesso da Gestão vs. Sucesso do Projeto
Dois conceitos distintos na avaliação de resultados. O sucesso da gestão mede a eficiência do processo em cumprir a linha de base do triângulo de ferro (tempo, custo e qualidade) até ao momento da entrega. O sucesso do projeto, por outro lado, foca-se nos efeitos pós-implementação, avaliando se o produto final gerou os benefícios de negócio esperados e a satisfação na sua fase operacional.
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